Duurzaamheid en digitalisering

Aansluitend aan de ALV in april 2023 werden er 3 leuke workshops gehouden. 

De eerste presentatie werd gegeven door Ottelien Groen – van Weelden. Zij werkt als researchverpleegkundige in het UMCU. Binnen het UMCU zijn Green Teams opgericht. Er was echter geen enkele op het gebied van de research, dus is Ottelien zelf een Green Team gestart. Dit is zeer succesvol gebleken, want velen hebben zich aangesloten bij haar team. Ottelien gaf allerlei praktische tips hoe je kunt verduurzamen en materialen kunt hergebruiken. Na het uitzoeken van labkitjes is een deel bijvoorbeeld nog door laboratoria te gebruiken. Ook is een slag geslagen bij de digitalisering rondom allerlei studiedocumenten.

Online vertelde Chantal Binedell vervolgens over het Shared Investigator Platform. Dit is een site waar je alles rondom de studie kunt vinden en moet uploaden.  Gezien de reacties en vragen zijn er veel mensen die met dit platform (moeten) werken. Chantal gaf uitleg over de opzet en mogelijkheden van het systeem. Steeds meer bedrijven gaan van dit platform gebruik maken.

Als laatste spreker hadden we Mart Muller uitgenodigd. Hij is oprichter van het bedrijf Bitspraak. Zijn workshop ging voornamelijk over het fenomeen ‘e-mailen’ waar we iedere dag mee te maken hebben. Hij schudde ons letterlijk en figuurlijk wakker door met papieren enveloppen te laten zien hoeveel opslag er nodig is als je bijvoorbeeld een mail doorstuurt naar anderen en daarop weer antwoord verwacht. Aan het eind werd er een flinke stapel enveloppen verzameld en dat was heel illustratief voor wat er gebeurt. Met cijfers over CO2 zette hij alles nog eens op scherp. Zijn boodschap in een notendop: ‘stop met e-mailen’. Zoek naar platforms (zoals Teams) waar je tegelijkertijd aan hetzelfde document kunt werken. Dat scheelt een hele hoop heen- en weer gemail en versiebeheer. Wees kritisch naar wie je mailt en welke mails je allemaal bewaart.

Alle genoemde ideeën tijdens de workshop kun je onderstaand nog eens lezen.

• Zijn er kitjes over? Breng deze naar het lab. Zij kunnen vaak veel met de overgebleven materialen.
• AE’s digitaal noteren. Kan dit niet in jouw patiënten dossier? Vraag eens verder in de instelling waar je werkt. Er is toch vaak meer mogelijk.
• Vaker thuis werken. Vaak is meer mogelijk dan je denkt.
• Studie Binders digitaliseren. De ISF van de studie kan online bewaard worden, de gegevens op de harde schijf van de afdeling. Toegang van de map heeft alleen het studie team. Toegang kan worden geregeld worden door de ICT.
• Vragenlijsten van de klinische studies digitaliseren en de dag voor de visite naar de patiënt opsturen.
• Per studie kijken of er visites remote kunnen. Afspraken maken met lokale labs. Dit scheelt veel voor de patiënt, scheelt tijd en reiskosten en drukte op de poli.
• Biobank PIF digitaliseren (een pilot loopt hiervoor in het Radboud UMC).
• Digitale prikbon Biobank ( Radboud UMC).
• Geen papieren worksheets meer, maar smartphrases in het EPD (AMC) of “standaard teksten” in HIX.
• Niet meer met het vliegtuig naar een investigators meetings. Met de trein gaan en anders digitaal bijwonen.
• De ISF orders leeghalen aan einde studie en gebruiken voor hergebruik. Ale documenten eruit halen. Instera hoezen hergebruiken, tabbladen eruit halen. Dit kost minder archief ruimte en hergebruik materialen.
• Nieuws brieven niet meer printen.
• ISF digitaliseren door programma’s zoals DrugDev.
• Een template NTF waar digitaal en hoe documenten bewaard worden.
• Onkosten vergoedingen zo regelen dat handtekeningen van de patiënt niet meer nodig zijn en digitaal worden (Erasmus MC).
• CV’s niet meer printen (GCP en Brok staan op de CV en niet meer extra mailen naar de sponsor).
• Bepaalde apparatuur niet meer accepteren zoals ECG apparaten. Dit kan op reguliere apparatuur. Scheelt transport, productie en verwerking.  Apparatuur die nodig is voor uitvoer studie (de studie kan niet zonder) wel accepteren.
• Denk eens aan de verlichting op je kamer, de stand van de verwarming en de standby stand van je computer en het uitzetten van je beeldscherm.
• Ladder van circulariteit.
• Trainingslog digitaal laten tekenen door de onderzoekers, dit scheelt tijd en gedoe.
• Gebruik een algemeen email adres en stop met cc’en naar iedereen, leeg je prullenbak van je PC regelmatig
• In HIX is het mogelijk om de knop “Controleer BSN” te krijgen bij het tabblad “patiënt”. Hiermee kun je bekijken of, volgens de gegevens van de SBV-Z, de persoon als overleden staat. Dit scheelt (ongemakkelijke) telefoontjes naar mensen die als overleden staan geregistreerd. Zie je deze knop niet vraag dan aan de IT afdeling van je ziekenhuis of je de rechten mag krijgen hiervoor.
• Stuur via de mail linkjes naar documenten, opgeslagen op een server als bijvoorbeeld Microsoft Teams, i.p.v. de bijlagen
• Stuur de mails echt alleen naar de mensen die ze ook daadwerkelijk moeten ontvangen
• Sla bijlagen op en verwijder de email
• Meld je af voor nieuwsbrieven die je niet leest
• Verzonden email (items) en prullenbak leegmaken
• Zero-inbox principe (klik op de link voor een voorbeeld hiervan)
• Stuur email alleen tijdens kantooruren (verlaat het verzenden via je email provider als dit nodig is)
• Gebruik een gedeeld medium voor communicatie, bijvoorbeeld Microsoft Teams