Vallen, opstaan en weer doorgaan

Invoeren eOverdracht: lessen uit de praktijk

Voor goede en veilige zorg is beschikbare en juiste informatie gedurende het hele zorgproces cruciaal. Daarbij is elektronische gegevensuitwisseling onmisbaar. In de informatiestandaard eOverdracht ligt vast hoe we dit regelen voor de verpleegkundige overdracht. De theorie van eOverdracht werd in 2019 en 2020 in verschillende proeftuinen in de praktijk getoetst als onderdeel van de subsidieregeling InZicht. Zo ook in de proeftuin van Noord-Holland, waarin het Dijklander ziekenhuis, de Noordwest Ziekenhuisgroep, Omring en De Zorgcirkel samen al pionierden op het vlak van eOverdracht. De organisaties pakten na de proeftuin gelijk door. In dit interview vertellen CNIO Christine Aberson-Blok en projectleider Mariëtte van Westen wat hun belangrijkste lessen zijn. Waar ze nu staan. En wat hun advies is voor organisaties die nog gaan starten.

Christine Aberson-Blok was er vanaf het eerste uur bij toen de Noordwest Ziekenhuisgroep deelnam aan een van de InZicht proeftuinen*. “Bij ons stond elektronische gegevensuitwisseling al hoog op de agenda. Van daaruit werden we een proeftuin. Ik schoof als CNIO aan bij de regionale zorgtafel, zodat de verpleegkundige praktijk goed zou worden meegenomen.” Na afronding van de proeftuin hadden de deelnemende organisaties de smaak te pakken; zij gingen direct aan de slag met de voorbereidingen voor een subsidieaanvraag voor de regeling InZicht. Aberson-Blok: “De regeling heeft vooral een stimulerende werking. InZicht geeft een impuls aan de sector om overdrachtsprocessen te verbeteren en daarmee winst te behalen voor zowel patiënten en cliënten als voor zorgprofessionals. Voor de eerste groep is dat betere zorg en voor de professionals is dat vooral minder registratielast.” 

* De subsidieregeling InZicht van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft als doel om veilige en eenduidige elektronische gegevensuitwisseling binnen de langdurige zorg te versnellen.

Hobbelig pad

Bij de proeftuinen lag de focus op het in de praktijk daadwerkelijk uitwisselen van gegevens tussen organisaties in de cure en in de care, en op het ophalen van daarbij behorende leerervaringen. De samenwerking tussen verschillende sectoren was daarbij ook echt nieuw. In de proeftuin van Noord-Holland gingen De Zorgcirkel, het Dijklander Ziekenhuis, de Noordwest Ziekenhuisgroep en Stichting Omring samen het avontuur aan. Dat het niet eenvoudig was, bleek al snel. “Innoveren betekent vallen en opstaan. Je moet veel afstemmen en laveren tussen verschillende belangen. En je moet bijvoorbeeld je eigen werkprocessen soms anders inrichten en hier je collega’s weer in meenemen. Het is dus af en toe een nogal hobbelig pad met hier en daar ook echte stagnatie. Dan moet je altijd het doel voor ogen houden: we doen het voor betere zorg aan patiënten en cliënten door middel van een goede overdracht,” aldus Aberson-Blok.

Op zoek naar goede voorbeelden

Het fundament van de eOverdracht is dat het verpleegkundig zorgproces centraal staat en dat gegevens eenmalig en eenduidig worden vastgelegd. Projectleider Mariëtte van Westen die vanuit de Zorgcirkel werkt aan de eOverdracht en ook beheerder van Zorgdomein is, vult aan: “eOverdracht betekent standaardisatie. We zoeken daarbij steeds naar bestaande goede voorbeelden en kijken hoe die breder kunnen worden toegepast. Dat betekent aanpassing van werkprocessen, waarbij je rekening moet houden met factoren als de privacy van persoonsgegevens en de gebruiksvriendelijkheid voor zorgprofessionals. Bij dat laatste kun je dan denken aan de duidelijkheid van het proces en het aantal keer dat je moet klikken om een transactie te doen.”

Van bronsysteem naar bronsysteem

De transferkant is bij de Noordwest Ziekenhuisgroep, het Dijklander, Omring en De Zorgcirkel geregeld via Zorgdomein. De EPD’s/ECD’s zijn van verschillende leveranciers. Bij het implementeren van eOverdracht spelen deze leveranciers een belangrijke rol. “Zij moeten de verandering ondersteunen en de samenwerking met ons en elkaar aangaan. Dat verloopt nog niet allemaal meteen vlekkeloos, maar dat is logisch. Je moet eerst alle processen met elkaar in lijn brengen en standaardiseren. Dat is echt noodzakelijk, anders ga je allerlei mooie zaken optuigen op een instabiele basis en krijg je slagroom op een modderschuit,” legt Aberson-Blok uit. “Er is wel een hoop winst te behalen, met ruim 460.000 overdrachten die allemaal 20 minuten minder tijd zouden kosten als we het goed elektronisch zouden kunnen regelen. Daarbij is de ideale situatie dat gegevens van het ene bronsysteem naar het andere bronsysteem worden overgebracht met behulp van één internationale taal. Dit betekent dus van EPD naar ECD en andersom van ECD naar EPD. Dan bereik je dat gegevens in de praktijk eenmalig worden vastgelegd en meervoudig worden gebruikt. Dat klinkt al heel erg goed en dat is het ook, want in dat geval hoeven zorgprofessionals niet langer gegevens over te typen. Ze hergebruiken dan de gegevens van hun collega. En voor cliënten en patiënten is het ook winst, want zij hoeven hun verhaal niet opnieuw te vertellen.“

De praktijk: het plaatsingsverzoek

Van Westen geeft als voorbeeld het proces van het plaatsingsverzoek voor de thuiszorg: “Voorheen liep dit via het bemiddelingsbureau van de organisatie. Inmiddels gaat dit verzoek direct naar het thuiszorgteam van de cliënt. Dit scheelt nu al registratielast, omdat de informatie direct in het ECD terechtkomt. Ook is er een schakel tussenuit gehaald. Bijkomend voordeel is dat de collega’s in de thuiszorgteams niet langer tijdens hun werk gestoord worden, maar zelf een moment kiezen waarop ze aan de slag gaan met een nieuwe transfer.”

Iedereen is nodig voor deze innovatie: van bestuurder tot leverancier, van zorgprofessional tot ICT-collega’s. Werken aan eOverdracht betekent samenwerking, in verbinding blijven en volhouden. Het heeft een enorme meerwaarde voor je interne processen. Het heeft meerwaarde voor je cliënten en patiënten, omdat de zorg beter aansluit. Daarnaast heeft het meerwaarde voor jou als zorgprofessional, omdat je minder hoeft over te typen (registratielast) en beter weet welke zorg nodig is. En doordat je niet hoeft over te typen, daalt ook nog de kans op fouten.

Waar staan ze nu?

Er is op dit moment inzage mogelijk in de actuele capaciteit van de organisaties en ook het plaatsingsverzoek komt elektronisch binnen. Elektronische verpleegkundige overdracht is er nu alleen nog op beperkte schaal en het proces verloopt nog onvoldoende vloeiend voor brede implementatie. De echte complete overdracht moet dus nog worden georganiseerd. Daarbij is de rol van leveranciers, zoals eerder aangegeven heel belangrijk. “We zijn dit nieuwe speelveld samen aan het verkennen in de vorm van een co-creatie. We gaan met elkaar in gesprek en hebben begrip voor elkaars context. Soms sluit je daarbij een compromis, als daarmee het uiteindelijke doel van eOverdracht dichterbij komt. Bij innovatieve trajecten als deze blijft het toch ook een beetje pionieren zoals in de proeftuinen. En pionieren gaat met vallen en opstaan. Het is belangrijk om je dat te realiseren en je verwachtingen hierop bij te stellen; de zaken lopen niet al direct soepel vanaf de eerste dag. Het is echt een proces van de lange adem. En in dit proces spelen ook andere partijen een rol, zoals VWS, Nictiz en V&VN. Belangrijk om goed te schakelen tussen verschillende niveaus van het krachtenveld,” aldus Aberson-Blok.

Advies aan andere zorgprofessionals

Alle zorgprofessionals moeten weten waarom eOverdracht zo belangrijk is. Zij moeten zich realiseren dat het cruciaal is voor goede zorg, nu en in de toekomst. Het is enorm belangrijk om ook de werkvloer goed mee te nemen in het hele veranderproces. Er komt al best veel op hen af, dus probeer het zo eenvoudig en concreet mogelijk te maken. Hierbij wordt gedacht aan de inzet van bijvoorbeeld Nurse Information Officers en Digicoaches, aan instructies op papier en aan instructies op video van leveranciers. De eOverdracht wordt nu bij de organisaties nog getrokken door de projectcoördinatoren. Dat gebeurt straks door de werkvloer zelf.